[ 組織創辦體悟 10 ] 成為組織工程師，打造高效組織工作流程

最近為了要將公司運作的效率提高，一直在想方法。無意間想通了一件事情，覺得很有意思，決定寫這一篇文章分享給大家。
結論就是，把組織當作一個產品，而你就是一個工程師，必去設計每個人之間的功能性，並且把中間溝通的協定一致化，這樣才能運作出一個效率機器。從中會發現到兩件事情

1.有些事情無法流程化
2.流程化之後因為執行者的差異而有誤差。

這兩件事情一開始令我很困擾，但後面我找到方法解決，其中我大量使用 本質思考 協助自己頗析問題

Q1: 有些事情無法流程化，該怎麼設定與判斷

A1:
會發生這樣的原因，最主要就是因為現有的機制過於複雜，對於這樣的案例，其實一開始應該去思考他為何不能流程化的地方，將其拆解。舉例來說: 原本一件事情的認知就是A到B，但最主要是因為過程中有很多沒有細部考量的步驟，所以你無法流程化，

你需要重新設計並拆解成
A1->A2->A3->A4->A5->E1->E2->B5->B4->B3->B2->B1
拆解完成過後，你可能會發現E1E2是無法流程化的關鍵，這時候要去思考，這件事情是否必要，如果不必要，就可以刪去，這樣子A->B就完成流程化，如果可自動化程度高，還可以進行程式開發，將其自動化。

但如果發現E1E2是必要，且無法流程化，需要太多人因介入，這時候其實就是將流程拆開。
變成：A系列流程化->E1->E2->B系列流程化
此時就可以提高品管，也省掉很多時間，再進行這『重新設計』的過程，其實需要面對自己現有流程的盲區，並承認自己過去的錯誤，這是相當違反人性的，所以這過程很容易跳過不做，才會導致許多事情效率很低的原因。

Q2: 流程化之後因為執行者的差異有誤差

A2: 
關鍵問題在於要思考

1.流程化是否完善，是否有沒想到的思考盲區;
2. 流程化時候的溝通介面是否一致;
3. 選錯特質的執行者進行執行。

第一點來說，這是很常遇到的，因為沒有一再檢視自己，所以就沒有成功流程化，一個優良的流程話，基本上是可以辦自動化的，所以我在流程化的過程當中，我都如同設計演算法一般，不斷地會問自己如果沒有人介入，是否還可進行。當然不可能一次到位，所以需要設計完之後，找另一批人進行檢驗與測試，然後從旁觀察是否修正程序

第二點也是很常會遇到的，多數時候流程不順的原因，是溝通介面的不一致，每個人生長背景不同，光是對許多基礎認知就不一樣的，更何況是對專業認知，所以要先定義溝通方式，可能是工具也有可能是語言，然後再進行實作與迭代

第三點是多數人在『重新設計』後，卻跑不起來，最常說的原因，通常我會放到最後，因為之所以流程化，就是希望減低人因的影響，果因為人因影響，那其實代表還有可改進的地方。當然也有因為屬性不同而導致不適任，舉例來說，流程化之後，那時的功能面需要一個安靜穩定的人執行，但卻找一個活潑坐不住的人來執行，這時候出錯率就會相對很高，這都是考量因素。

創業的過程很好玩，為了要解決問題，每天都要不停的想，將組織變成工程的角度思考，對我來說是很有幫助的，因為可以很快速地找出問題。在組織的角度來說，換湯不換藥，一家公司的運作就像是一個大型機器，只是因為人的應變力比較強，所以可以少掉很多死板板的想法。你可以思考一下，如果可以把流程設計到連機器都會，把人的個性加進來之後就可以有更多的生命力與延展，同時間既有效率又有個性。

一家公司的創辦人應該花時間設計簡單又可以自主運轉的商業流程，轉起來之後，慢慢地引入更有個性的人豐富它，畢竟創業初期，資源有限，必須找尋最有價值的事情。