如何高效做事? 4模塊建立極速辦事法，提高你的工作效率

多數人無法掌握工作的節奏，今天馬克凡跟你分享四個模塊，協助你做事有效又快，讓你可以生活工作平衡，一邊工作一邊玩。

你總是覺得，同事總是可以將任務完成又省時間，但你卻不行嗎？你常常很認真的工作與做事，卻得不到好的結果嗎? 任務一下來，不知道該如何下手嗎？不要懷疑，你並不孤單。

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我自己經營很多事業，也要同時兼顧很多客戶與團隊，其實已經很仰賴四個基本概念，幫助自己加速思考和策劃。多數人無法高效的兩大情境大概是像下面這樣。

 

1. 計畫者：前期計畫很久，做了很怎密的計畫、前期調研，但是最後卻發現做不完，或是真正做了之後發現到實際運作跟計畫不一樣，所以前期的計畫就白費了，中間還要邊做邊修很焦慮。
   
2. 莽行者：行動為導向，沒有計畫就先做了，但卻發現後面花了很多時間與代價，去修修補補前面做的錯誤事情。

 

上面兩種敘述就是最常犯的錯，多數教育教你的是第一種，但如果你提早進入職場，你會學到第二種，因為現實社會都是行動導向的。但真正高效的方法，是第三種，這也是今天要跟你分享的極速思路。

 
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先給你這四大模塊的結論

 

 

接下來就來跟你一一說明摟，Let’s go

 

1. 以終為始

 

做事最容易卡關的第一步，就是不知道該如何拆解問題與勾勒全貌，上述計畫者就是是在這裡卡太久，莽行者，就是在『以終為始』『確認本質』上懶惰了，所以悲劇了。

 

一個任務下來的第一件事，就是確認任務目標，然後自己去回推訂立出階段性目標，最後你就會知道每個階段要做什麼。但如果你還不會回推訂立目標，那可以詢問主管，然後從中練習，這件事情非常重要。

 

我看過高效率與瞎忙最大的差別，就在這個階段的建構觀念，建構得好，就是高效率，建構不好，就是瞎忙。

 

2. 確認本質

 

當你明白目標之後，下一件事情你要先將『全貌』描繪出來。很多人以為第一部結束之後，就可以開始做了，其實這觀念也不敬來正確，因為理解目標之後，為了讓自己能夠高效地抓住重點，所以必須先確認整個全貌，也就是本質。

 

 

將你的任務扣緊目標，把人事時地物描繪好，這樣你的成功概率其實就又提高10%了，因為描繪出全貌之後，你的焦慮會下降，重點來了，如果是沒有經驗的事情那該怎麼描繪呢!?

 

其實這一點都不重要，因為你要描繪的是初步在你心中的藍圖，你在玩世紀帝國開地圖的時候，會一口氣打開世界地圖嗎？也只是大概知道個樣子就開始練了吧？

 

所以在這一步有一個關鍵，

 

 

計畫者就是在這邊做了過度的優化細節，導致出來的計畫不能夠使用，因為此時的優化可能都是假象，這時候只要優化到可以做到階段性成果的細節就好摟。

 

3. 提早行動

 

如果你是莽行者，看到這一步你就會很開心了吧，沒錯這一個模塊是強調行動，但是這也是蟒行者最容易做錯的的地方。因為這裡強調的是『有效提早行動』。

 

我自己在工作上看到有效率的人，真正的關鍵其實差異在這裡，那就是懂不懂的『找重點』跟排『優先順序』

 

你如果常常做了很多事，但卻還是無法做完，那你可能『脫離目標』『過度優化細節』『失去順序』。以我自己做事與帶人的經驗，只要目標的優先順序反了，你的成果可能也會完全不一樣。那要怎樣抓到正確的做事順序呢，其實就在於你『以終為始』『確認本質』的基本功有沒有做好，到這邊在用82法則抓出關鍵。

 

所以在這邊的提早行動，並非只是提早做事情爾以，提早做事情很重要，但關鍵在於提早做『優先事情』

 

你多數的成果，來自於你少數的執行

 

4. 建立系統

 

第四模塊就是基本功拉，很多人做事慢的原因是因為不夠熟練，沒錯，就是基本功不好。

跟你分享哪些基本功一定要練，並變成系統！

 

1. 1. 聽說讀寫
   2. 報聯商
   3. 友好播種
   4. D.R.Y ( Don’t Repeat Yourself )
      

 

A. 聽說讀寫

 

沒錯，你多數的工作，其實都是卡在聽說讀寫的速度不夠，舉例來說，我寫一篇文章或許只需要30分鐘，加入校稿編排，頂多一個小時，那是因為我長期累積寫作的能力。但如果你寫作思路與工具不熟練，你要寫出一篇文章或許需要3~4小時。那怎麼可能高效呢，前述三件模塊再好，你也是無法達到高效的。

 

B. 報聯商

 

報聯商其實是一種溝通法，我之前的文章有提到，但這裡大概說明一下，就是『報告、聯絡、商量』。簡單說就是，報告給相關協作的人士，有變時要聯繫告知，並做商量的動作，這樣可以降低突如其來的驚喜，驚喜如果是好的，那會造成驚艷，如果是不好，那你懂的，就是驚嚇。

 

C. 友好播種

 

沒錯，就是平常要懂的與人友好，因為你可能需要別人的技能或是經驗協作的時候，這時候就要看你平常建立的支援系統了

 

D. DRY 不要重複你做過的事 Don’t repeat yourself

 

這是本模塊最重要的事情了，你平常能不能將一些事情模塊起來，讓你自己在調閱使用的時候加速，這就是平常的基本功，以我自己為例，如果同一件事情我需要重複做三次以上，我一定會模組起來。

 

舉例來說，我寫作是有一套公式的，所以我就會將它表格起來，以後要寫作的時候，只要先打開那個表格，開始填寫，起步動作就會快很多，你就可以極速辦事了。

 

總結

 

我分享了很多模塊給你，但關鍵在於你有沒有下去執行，我們總結一下

 

1. 以終為始 : 目標導向，拆解成小目標

2. 確認本質 : 人事時地物全面描述，不要過度仔細，先求結果再求優化

3. 提早行動 : 懂的找重點與建立優先順序，要提早行動，但是不是全部的行動，而是關鍵優先事宜

4. 建立系統 : 基本功聽說讀寫佔了你60%的效率瓶頸，懂得報聯商加速協作，平常要友好播種，增加支援系統，記住DRY去模組化你一直做的事。

 

概念都不困難，精華乾貨也給你了，記得去執行喔！

當你執行的那一刻開始，你就比上一刻優秀了

 
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