常常覺得自己沒有效率,每次執行任務時,所花的時間都比預期的時間多個30-1小時,甚至有時會多到1-2天嗎?
想要改變效率,做了好多努力,像是加速執行的速度、用番茄鐘計時,甚至時提早到公司趕快處理,卻發現還是做不完嗎?
本篇文章,將和你分析你會沒有效率的原因,並對症下藥,醫好你的低效率。
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做事不是沒效率,而是做事太分心
很多人遇到自己做事效率不好,第一時間都會想著,該如何讓自己保持高效率,但其實「保持高效率」這一題,它有一點點是假議題。
因爲真正的關鍵不在保持高效率,而是養成高效率的習慣,你才會形成有效的時間應用。舉一個很簡單情境來說,很多人做事情時,喜歡任務A摸一摸再摸任務B,任務B摸一摸再做任務C,然後結果就整個事情就混在一起了,但任務A、任務B、任務C都沒有做好,都只做到一半,這個就是你浪費時間的根本源頭。
而這背後,是因爲你沒有系統性的在做事情,你可能在做任務A時,發現有不知道的事,就去查資料,結果資料查一查,就會發現到任務A裡面有東西是工具B,這個工具B很有趣,或者是工具B好像可以幫助自己的工作,就去查工具B,結果任務A你沒有做一個結論,而工具B也不一定有幫助,最可怕的事,在執行時,可能還發現案例C很棒,就花時間去了解,導致沒有一件事,是有系統的梳理、結構、並收斂的。
就像很多坐辦公室的夥伴們,電腦上面的籤頁,一整排可能有五六十個,這就是沒效率的原因,因爲你想要一心多用,殊不知在大量的切換工作序的時,其實你是片段片段的在做事。
人的大腦無法高速轉換工作狀態
現在螢幕面前的你,再往下看前,先來做一個實驗,首先,先唸數字1-5,並記錄下時間,再唸英文字母A-E,並記錄時間。
然後,再把數字和英文字母交叉著唸 1A 2B 3C 4D 5E,並記錄下時間。
有沒有注意到,這第一個步驟,1-5和A-E唸起來很順,時間也很短。1A 2B 3C 4D 5E不僅唸起來很卡,時間還比 1-5和A-E 加總的時間來得長?
這背後,其實是因為1234是一種思維體系,ABCD是另外一種思維體系,你要把這兩種思維體系,混在一起去想的時候,你的腦袋的運作速度就會變慢,這個就是沒有效率的根本原因。
那你會講如果一直反覆的念1A 2B 3C 4D,速度就很可以快了,那是因爲你已經大量的練習了,這就是爲什麼有些人跨領域在做,他的效率也可以很高。
提高效率的兩個方法
方法一,把思考和執行分開,思考、發想的時候,儘可能用塗鴉的方式去想就好,把事情想清楚後,再開始結構化的把他執行出來,這個作法我統稱講法叫做「手腦分離」
而這個做法背後的邏輯很簡單,當你在想事情的時候,其實你很難聚焦想法,並把想法有邏輯的輸出,所以你在想事情的時候,先盡情的發想,不要邊發想邊做。而當你要做事時,則要專注做事,而不是邊做邊想,這時的效率才會高。
那做事時也一樣,要做一件事情之前,先稍微在腦袋構思一下,等一下你預計要怎麼做,第一步第二步第三步第四步,然後開始做就不要開始想,就照著剛剛你寫的步驟,先去把任務完成,這個時候你就會發現到,你的效率至少提升兩倍。
第二件方法,其實也很簡單,就是一定要檢討,也就是所謂的事後練習,從中去找出不夠熟練的地方,反覆去練習他,就可以把執行效率提高了,這個流程就會變成你的肌肉記憶,以後你在處理這件事情的時候,你的速度就很快。
那在生活上面呢,如果你要讓你自己的成就更加傑出一點,就是你有很多這種,很優秀的工作習慣或者生活習慣,就這麼簡單。
那我在可複製的超能學習力課程裡面,其實也有講到類似這個環節,所以如果大家想要看看「如何在短時間內學習新技能」可以去「可複製的超能學習力」,裡面也會有一個實戰的小手冊,幫助你快速建立自己的學習模式。
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總結
做事沒有效率,關鍵其實在於「分心」以及「不夠熟練」,而背後的解決方式,是要培養讓自己專心的習慣,以及持續練習對應的技能,這時候你就能夠很有效的提高效率。
如果想聽我更生動解釋,可以看下面這支影片:
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